Jelaskan Dokumen yang Dibutuhkan dalam Pencatatan Persediaan

A: Metode pencatatan persediaan fisik adalah metode yang menghitung jumlah dan nilai persediaan berdasarkan penghitungan fisik secara berkala.Dokumen yang dibutuhkan untuk metode ini antara lain:

• Faktur pembelian: dokumen yang mencatat pembelian persediaan dari pemasok.
• Nota kredit: dokumen yang mencatat pengembalian persediaan ke pemasok atau diskon yang diberikan oleh pemasok.
• Faktur penjualan: dokumen yang mencatat penjualan persediaan kepada pelanggan.
• Nota debit: dokumen yang mencatat pengembalian persediaan dari pelanggan atau diskon yang diberikan kepada pelanggan.
• Kartu stok: dokumen yang mencatat pergerakan persediaan secara manual.
• Daftar stok: dokumen yang mencatat hasil penghitungan fisik persediaan pada akhir periode.

A: Metode pencatatan persediaan perpetual adalah metode yang menghitung jumlah dan nilai persediaan secara otomatis setiap kali terjadi transaksi. Dokumen yang dibutuhkan untuk metode ini antara lain:

• Faktur pembelian: dokumen yang mencatat pembelian persediaan dari pemasok.
• Nota kredit: dokumen yang mencatat pengembalian persediaan ke pemasok atau diskon yang diberikan oleh pemasok.
• Faktur penjualan: dokumen yang mencatat penjualan persediaan kepada pelanggan.
• Nota debit: dokumen yang mencatat pengembalian persediaan dari pelanggan atau diskon yang diberikan kepada pelanggan.
• Bukti kas keluar: dokumen yang mencatat pembayaran kas untuk pembelian persediaan.
• Bukti kas masuk: dokumen yang mencatat penerimaan kas dari penjualan persediaan.
• Bukti penyesuaian: dokumen yang mencatat perbedaan antara jumlah dan nilai persediaan menurut catatan dengan hasil penghitungan fisik.
• Kartu stok: dokumen yang mencatat pergerakan persediaan secara elektronik.

A: Dokumen pencatatan persediaan harus disimpan dengan baik agar mudah diakses, diamankan, dan diarsipkan. Beberapa cara menyimpan dokumen pencatatan persediaan adalah:

• Menggunakan sistem komputerisasi: sistem ini memungkinkan pencatatan, penyimpanan, dan pengolahan data persediaan secara elektronik. Sistem ini juga dapat menghasilkan laporan-laporan yang dibutuhkan untuk analisis dan audit.
• Menggunakan sistem manual: sistem ini membutuhkan pencatatan, penyimpanan, dan pengolahan data persediaan secara manual. Sistem ini memerlukan kertas, lemari arsip, dan alat tulis yang cukup. Sistem ini juga memerlukan pengawasan yang ketat untuk mencegah kesalahan atau kehilangan data.
• Menggunakan sistem campuran: sistem ini menggabungkan sistem komputerisasi dan manual. Sistem ini dapat digunakan untuk mengatasi keterbatasan atau kekurangan dari masing-masing sistem. Misalnya, jika sistem komputerisasi mengalami gangguan, maka sistem manual dapat digunakan sebagai cadangan.