Contoh Nota yang Sudah Diisi

Cara membuat nota adalah sebagai berikut:

1. Siapkan kertas nota yang sesuai dengan ukuran dan desain yang diinginkan. Anda bisa menggunakan kertas nota kosong yang dijual di toko alat tulis atau mencetak kertas nota sendiri dengan menggunakan komputer dan printer.
2. Tulis atau cetak nama dan alamat penjual dan pembeli di bagian atas kertas nota. Jika perlu, tambahkan nomor telepon, email, atau informasi kontak lainnya.
3. Tulis atau cetak tanggal dan nomor nota di bagian kanan atas kertas nota. Nomor nota biasanya terdiri dari huruf dan angka yang menunjukkan tahun, bulan, tanggal, dan urutan transaksi. Contoh: 20210731-001.
4. Tulis atau cetak daftar barang atau jasa yang dibeli di bagian tengah kertas nota. Gunakan kolom untuk memisahkan kode barang, nama barang, kuantitas, harga satuan, dan total harga. Jumlahkan total harga semua barang atau jasa di bagian bawah kolom.
5. Tulis atau cetak diskon, pajak, biaya pengiriman, atau biaya tambahan lainnya jika ada di bagian bawah daftar barang atau jasa. Kurangi total harga dengan diskon dan tambahkan dengan pajak dan biaya tambahan untuk mendapatkan jumlah yang harus dibayar oleh pembeli.
6. Tulis atau cetak jumlah yang harus dibayar oleh pembeli dengan huruf dan angka di bagian bawah kertas nota. Contoh: Dua ratus lima puluh ribu rupiah (Rp250.000).
7. Tanda tangani atau stempel kertas nota di bagian bawah kanan kertas nota. Berikan salinan nota kepada pembeli dan simpan salinan nota untuk catatan penjual.

Nota kredit dan nota debet adalah dokumen yang berhubungan dengan nota, tetapi memiliki fungsi yang berbeda. Nota kredit adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli untuk mengurangi jumlah yang harus dibayar oleh pembeli karena adanya kesalahan, pengembalian barang, atau potongan harga. Nota debet adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli untuk menambah jumlah yang harus dibayar oleh pembeli karena adanya kenaikan harga, biaya tambahan, atau perubahan pesanan. Nota kredit dan nota debet harus mencantumkan nomor dan tanggal nota yang berkaitan, alasan perubahan jumlah, dan jumlah yang dikurangi atau ditambahkan.

Cara menyimpan nota adalah sebagai berikut:

• Simpan nota dalam bentuk fisik atau digital. Jika Anda menyimpan nota dalam bentuk fisik, gunakan map, binder, atau kotak untuk mengelompokkan nota berdasarkan tanggal, nomor, atau jenis transaksi. Jika Anda menyimpan nota dalam bentuk digital, gunakan komputer, laptop, smartphone, atau cloud storage untuk menyimpan file nota dalam folder yang terorganisir.
• Lakukan pencatatan dan pengarsipan nota secara rutin. Anda bisa menggunakan buku besar, spreadsheet, atau software akuntansi untuk mencatat informasi penting dari setiap nota, seperti tanggal, nomor, nama pembeli, jumlah, dan status pembayaran. Anda juga bisa melakukan pengarsipan nota dengan cara memindai atau memfoto nota fisik dan menyimpannya dalam format digital.
• Simpan nota selama periode waktu yang ditentukan oleh peraturan perpajakan atau kebijakan internal. Biasanya, Anda harus menyimpan nota selama lima tahun sejak tanggal transaksi untuk keperluan audit atau klaim. Namun, Anda bisa menyimpan nota lebih lama jika diperlukan oleh peraturan perpajakan atau kebijakan internal.